2　文書は、個人情報の保護に留意し、かつ、住民の利用に役立つよう適切に管理しなければならない。

2　文書管理主任は、課長等が指名する職員をもって充てる。

3　文書管理主任は、課長等の命を受け、次に掲げる事項を処理しなければならない。

2　文書取扱員は、課長等が所属職員のうちから指名する。

3　文書取扱員は、文書管理主任の指示を受け、次に掲げる事務を処理する。

2　法規文書は、次のとおりとする。

3　令達文書は、次のとおりとする。

4　公示文書は、次のとおりとする。

5　一般文書は、次のとおりとする。

6　前項の一般文書は、次のとおり対内文書及び対外文書に区分する。

2　文書管理主任は、収受印を押した文書を課長等に提出しなければならない。

3　課長等は、前項の規定により提出された文書を速やかに査閲し、収受印の横に認印し、その処理について特に上司の指示を受ける必要があるものは、先にその処置を行い、その他のものは、次に掲げる処理に必要な指示をして、文書管理主任に交付するものとする。

2　主務課等において受信した電磁的記録については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3　前項の規定により電磁的記録の内容が記録された紙は、直接主務課等に到達した文書とみなし、前2条の規定による処理を行うものとする。

4　受信した電磁的記録のうち課長等が認めたものは、紙に出力することを省略することができる。

2　起案に当たっては、前項ただし書に掲げるものを除き、文案のほか起案理由その他決裁の参考となる事項を記録し、必要な書類(電磁的記録を含む。)を添付するものとする。

2　令達文書にあっては、組合名の後にそれぞれ「訓令甲」、「訓令乙」、「達」又は「指令」の記号を付するものとする。

3　前2項の規定により難いときは、総務課長と協議の上、別に定めることができる。

2　文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じ、当該文書に担当者の課の名称、職名、氏名及び電話番号を記録するものとする。

2　文書管理主任は、起案文書の審査に当たっては、第18条から第20条までの規定に基づき審査し、起案者に対して必要な指示を与え、又は当該起案文書を修正することができる。

2　合議を受ける責任者は、課長等及び部長とする。ただし、回議書は、原則として関係係長(課長補佐を置く課にあっては、関係係長及び課長補佐)を経由するものとし、特に審査又は記帳を要するものについては、係員を経由するものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、他の部課に関係のある事案であっても、あらかじめ、他の部課において異議のないことが明らかであるもの又は既に承知されているものについては、合議を省略することができる。

4　次に掲げるものの起案文書は、総務課長を経て、消防部長に合議し、審査を受けなければならない。

2　起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの又は重要で異例に属するものは、課長等その他の責任者が持ち回り、回議し、又は合議しなければならない。

3　起案文書の内容について修正をしたときは、修正者は、修正箇所又は適当な箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

4　起案文書の内容について回議又は合議の結果重大な修正が行われたとき、又は廃案になったときは、課長等は、回議済み又は合議済みの関係部課長にその旨を通知するものとする。

2　駿東伊豆消防組合消防事務専決規程(平成28年駿東伊豆消防組合訓令甲第2号)の規定に基づき専決した文書には、専決者を明確に表示しておかなければならない。ただし、電子計算機処理により作成する文書については、「＊」で表示することができる。

3　駿東伊豆消防組合消防事務専決規程の規定に基づき代決した文書には、代決者は認印し、「代決」と朱記するものとする。

2　浄書した文書は、決裁文書と照合しなければならない。

2　組合管内に発送する文書は、職員により直接送達させることができる。

3　郵送は、料金後納郵便扱いにより発送する。ただし、これにより難いときは、郵便切手又は料額印面の付いた郵便葉書を使用することができる。

2　文書は、執務中を除いては、自己の手元に置いてはならない。

2　文書管理主任は、毎年3月31日までに、基準表を確定しなければならない。

3　文書管理主任は、前項の規定により確定した基準表を1部、引継ぎ終了後、第39条第4項の規定により整理番号を記入した基準表を1部、それぞれ総務課長に速やかに提出しなければならない。

4　文書管理主任は、基準表の提出後記載事項に変更があった場合は、変更理由を明らかにし、その旨を総務課長に報告するものとする。

2　文書の保存年限は、別表第2に定める基準に基づき課長等が定めるものとする。

3　保存年限は、当該文書に係る事案の処理が完了した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。暦年により処理する文書についても、同様とする。

2　前項に定める文書の保存年限は、移換えをすることが適当であると認められた日の属する年度の翌年度の初日から起算する。

2　総務課長は、引継ぎを受けた保存文書を、保存年限別に整理して、文書庫等へ収納する。

3　総務課長は、前項の規定により収納した文書について、整理番号を付し、保存箱引継番号票(様式第10号)により保管単位へ通知するものとする。

4　文書管理主任は、前項に規定する通知に基づき、基準表に整理番号を転記するものとする。

5　総務課長が第1項及び第2項の規定により難いと認めた文書については、課長等が、保管単位において保存するものとする。

2　総務課長又は課長等は、前項の規定による申出があったときは、保存文書を貸し出し、又は閲覧させるものとする。

3　貸出期間は、原則として1週間以内とし、貸出しを受けた職員は、当該文書について、転貸、抜取り、取替え等をしてはならない。

2　総務課長は、保存年限を経過した文書について、課長等と協議の上、これを廃棄するものとする。ただし、第39条第5項に規定する文書で保存年限が経過したものについては、課長等がこれを廃棄するものとする。

3　総務課長は、前項の規定による協議の結果、なお保存する必要があると認められるものについては、更に年限を定めて保存することができる。

4　総務課長は、第37条第1項に規定する第1種文書で法令等により保存年限が定められているものについては、当該保存年限経過後、課長等と適宜協議の上、保存の適否を決定できるものとする。

5　課長等は、第1項、第2項及び前項の規定により廃棄された文書については廃棄年月日を、第3項の規定により保存年限の延長された文書については新しい整理番号を、それぞれ基準表に記入するものとする。

(施行期日)

1　この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の日(以下「施行日」という。)前にこの訓令による改正前の田方消防本部処務規程の規定によりなされた手続その他の行為及び施行日前に沼津市文書管理規程(昭和42年沼津市訓令甲第2号)、伊東市消防本部、消防署及び消防団文書取扱規程(平成18年伊東市消防本部訓令甲第1号)、東伊豆町文書取扱規程(平成14年東伊豆町規程第4号)又は清水町役場処務規則(昭和54年清水町規則第6号)(以下これらを「関係市町の訓令等」という。)の規定によりなされた手続その他の行為(施行日に沼津市、伊東市、東伊豆町又は清水町から組合に承継された文書に係るものに限る。)は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

3　この訓令の施行の際現に保存されている文書の保存年限については、当分の間、従前の例(前項に規定する文書にあっては、関係市町の訓令等の例)によることができるものとする。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。